F.A.Q.

Las auditorías identifican las deficiencias o anomalías en una empresa, permitiendo realizar planes de acción preventivas y por esto son usadas frecuentemente como base para la selección de proveedores.

La inspección Durante la Producción identifica problemas en la línea de producción y recomienda las acciones correctivas, reduciendo así los costos de re-manufactura. La inspección pre-embarque identifica los defectos antes del embarque lo cual elimina el riesgo del comprador de recibir productos defectuosos y las demoras asociadas de recibir el reemplazo de estos.

PRINCIPIOS Q.C.

Al realizar los servicios de control de calidad es importante entender el estándar utilizado para la selección de muestras para realizar la revisión visual o de apariencia.

La mayoría de empresas de Control de Calidad emplean para la inspección de un producto es el estándar ISO 2859-1 (ANSI/ASQCZ1.4-2003), también conocidas como las tablas de AQL (Acceptance Quality Limit) (Limite de calidad aceptable).

Los defectos pueden ser calificados en tres niveles:

Crítico: Cuando el producto resulta ser no seguro, perjudicial para el usuario final, y/o contravine con regulaciones.

Mayor: Cuando el producto presenta falla que afecta el desempeño, y/o estética repercutiendo seriamente en la venta.

Menor: Cuando la falla no afecta de manera significativa la estética o la funcionalidad.

EXPLICACIÓN DE LAS TABLAS AQL

La primera Tabla indica cómo está organizado el código de Letras según las cantidades del producto. Existen tres niveles I, II, y III, el nivel I es el menos riguroso y el nivel III es el más riguroso. El nivel II es el estándar y el que selecciona comúnmente y el que las empresas QC cotizan. (Nota: El cliente puede decidir Nivel I o Nivel III).

Para entender bien el concepto vamos a realizar un ejercicio. Supongamos que tenemos un pedido de 3000 unidades y se selecciona el II, entonces el código de letra es ‘K’.

El nivel de severidad se puede constar en la siguiente tabla. En la parte superior se puede constar los niveles de que van de 1 a 6.5; en la mayoría de casos (estándar) es 0% para defectos críticos, 2.5% para defectos mayores y 4% para defectos menores.

Para este ejemplo se considera 2.5% defecto mayor y 4.0% defecto menor. El número de muestra es de 200 unidades, con una tolerancia máxima de 7 defectos mayores y 10 defectos menores.

EL CUADRO ORIGINAL DE LA NORMA ISO 2859-1 ES EL SIGUIENTE

Este cuadro relaciona el número de unidades totales con el grado de rigurosidad de la inspección. Como había mencionado el grado que usualmente se considera es el Nivel II.

Los Niveles especiales S-1, S-2, S-3, y S-4, son inspecciones especiales en las cuales se seleccionan muestras pequeñas para realizar pruebas especiales (por ejemplo: Hi-Pot test, Seam testing), en algunos casos las muestras no pueden volver a ser usadas o las pruebas de testeo toman demasiado tiempo. El nivel de rigurosidad va desde S-1 el menos riguroso hasta S-4 el más riguroso.

El siguiente cuadro relaciona el número de muestras que se deben tomar dependiendo del nivel rigurosidad que se selecciona. Por ejemplo si se selección el Nivel II para una cantidad de 5000 unidades entonces debemos tomar una muestra de 200 unidades (sample size) y el grado de aceptación que por lo general se estipula es de 0% para errores críticos, 2.5% para defectos mayores y 4% para defectos menores. En la parte superior podemos observar el grado de aceptación para lo cual solo vamos a considerará desde 0.010 hasta 6.5. Si el margen para errores mayores es de 2.5% entonces la cantidad de errores aceptados es de 10 unidades (Ac) a partir de 11 unidades se rechaza (Re), para defectos menores la cantidad aceptada es de 14 unidades.

Para visualizar la diferencia en el tamaño de la muestra supongamos que tenemos una cantidad total de 5000 unidades, podemos ver el número de muestras que debemos seleccionar según la rigurosidad.

Lo importante aquí es proceder a realizar un listado inicial de proveedores, para la cual puede consultar algunas fuentes, en internet en portales B2B como Global sourcing, Alibaba, Made in China, etc; ferias internacionales, asociaciones, cámaras de comercio, o referencias. Una vez realizada el listado inicial proceder a validar la información solicitando documentación básica como la licencia de negocio, licencia de exportación, y certificación de impuestos. Esto podrá darle una nocion del tamaño de negocio, representante legal, y la naturaleza del negocio (ejemplo: Compañia Comercializadora, fábrica o ambas). Lo importante es tener el criterio de persona que puedan entender la documentación y que puedan visitar al proveedor para verificar y validar la información provista.

Toda compañia China requiere tener la licencia de negocios y deben estar registrados en las oficinas de Administration of Industry and Commerce de su localidad.

http://www.saic.gov.cn/

Lo importante es realizar la visita previa para confirmar y validar la información, se puede solicitar el Certificado Bancario con el nombre del proveedor para mayor seguridad.

Antes de embarcar es recomendable que una compañia de Control de Calidad o persona de su confianza realice la revisión final del producto para confirmar que todo este de acuerdo a las especificaciones antes de realizar la transferencia; esto le puede dar un mayor poder de negociación ya que puede exigir correcciones o compensaciones según el contrato antes de realizar el pago; de esta manera es más factible que su proveedor en China realice los cambios deseados. Si el pago lo realiza antes de este proceso le restará poder de negociación y en algunos casos estar merced del proveedor.

El Certificado Bancario, en donde aparezca el nombre de la empresa a depositar el dinero; sea cauto si el proveedor le remite información bancaria a nombre de personas naturales, la información la pueden proveer en chino, por lo que es recomendable consultar con alguien que hable el idioma.

En caso de estafas el primer paso es denunciar a nivel local y consultar con un estudio jurídico de abogados locales con experiencia en el trato con los extranjeros. Muchas veces por los montos menores los pequeños importadores desisten en realizar los procesos por el tiempo y costo que amerita un proceso legal. Reporte su caso a la Embajada o Consulados Comerciales en China para mantenerlos al tanto de su caso.

De tratarse de reclamos se puede negociar con la fábrica algún tipo de compensación según el contrato, se puede llegar a una mediación o compensación dependiendo de la seriedad de proveedor. En caso de disputa es importante regirse al contrato principalmente en la clausula de arbitraje.

Los requiesitos y procesos para una contituir una empresa en China son los siguientes:

Pasos para la Constitución y Registro de una compañía extranjera (WFOE):

1. Solicitud de reserva de denominación social (nombre de la compañía) al Administración de Industria y Comercio (AIC).
2. Solicitud de un Código de Organización ante el Departamento de Calidad y Supervisión del AIC.
3. Solicitud de Aprobación de constitución a la oficina local del Ministerio de Comercio (MOFCOM) y presentación de documentación societaria que incluye, entre otros, los estatutos sociales, plan de negocios, carta de referencia bancaria, nombramientos de cargos, pasaportes, poderes, contrato de alquiler de oficina en China, traducciones legalizadas, etc.
4. Solicitud de Registro de la WFOE ante el AIC y obtención de la Licencia de Negocios (Business License).

Trámites necesarios una vez obtenido la Licencia de Negocios:

1. Solicitud de los sellos de empresa, financiero, de representantes legal y de facturas ante el Centro de Servicios de la Oficina de Seguridad Pública.
2. Solicitud del Código de Registro de Organización ante la oficina local del AIC.
3. Solicitud de Número de Identificación fiscal en la Agencia Tributaria.
4. Solicitud para el registro de divisas extranjeras y aprobación para abrir cuenta de capital social en divisa extranjera ante la Administración de Control de Cambio (Administration of Foreign Exchange o SAFE). Esta solicitud debe presentarse dentro de los 30 días siguientes a la obtención de la Licencia de Negocios.
5. Solicitud del certificado de registro financiero de la empresa con el departamento financiero del Centro de Servicios Unificados de Inversión extranjera.
6. Solicitud el certificado de registro financiero de la empresa con el departamento financiero del Centro de Servicios Unificados de Inversión extranjera.
7. Apertura de cuenta bancaria de capital en divisa extranjera y de cuenta bancaria en Yuanes Chinos.
8. Transferencia del capital social a la cuenta de divisa dentro de los 3 meses siguientes a la obtención de licencia de negocios.
9. Realización de verificación de capital por una firma de auditoría independiente.
10. Solicitud de nueva licencia de negocios ante el MOFCOM con el capital social desembolsado.

El proceso puede tomar de 3 a 5 meses aproximadamente, el costo del trámite es de $8500. No incluye el capital registrado esto será determinado por la autoridad de gobierno, puede darse valores entre los 500.000 yuanes a 1’000.000 yuanes alrededor de $85.000 a $170.000 (promedio). Se puede realizar aportaciones parciales, y bienes inmuebles pueden también ser considerados como inversión, transferencia tecnológica, etc. (pero esto es analizado por las autoridades competentes).

Para la oficina de representación

1. Solicitud y Registro Oficina local de la Administración de Industria y Comercio, para esto se recomienda buscar asesoría (consultora o firma de abogados) que sirva de guía en el proceso burocratico. Apartir del 2010 las compañias que deseen registrase como RO deben tener como minimo 2 años de funcionamiento en base a ‘Administrative Regulation on the Registration of Permanent Representative Organizations of Foreign Enterprises la regulacion entro en vigencia a partir de Julio del 2013. El registro es valido siempre y cuando la compania extranjera continue exisitiendo legalmente.
2. Designar un Representante legal, el cual estará autorizado para actuar en representación de la empresa extranjera.
3. Registro en la Oficina de Impuestos.
4. La contabilidad, que puede ser propia o contratada con una compañía de servicios de contabilidad.
5. Reclutamiento de personal. En este punto cabe destacar la limitante en la contratación de personal en la RO, lo puede realizar atraves de oficinas espcializadas y autorizadas por el gobierno Chino.
6. Cuenta bancaria en un banco chino.
7. Arriendo de la oficina. las regulaciones chinas no permiten que las RO se establezcan en cualquier inmueble, hay lugares determinados para el establecimiento de oficinas.

La única precaución legal es la emisión de un contrato en inglés y chino entre el comprador y proveedor. De ahí otras precausiones que se deben de tener en consideración son las evaluaciones de proveedor e inspecciones de control de calidad:

1. Evaluación de Proveedores
a. Auditoría de Fábrica
b. Riesgo Financiero

2. Control de Calidad
a. Inspección Inicial de la Producción
b. Inspección Durante la Producción
c. Inspección Pre-embarque
d. Control de Carga del Contendor

Realizando una auditoría de fábrica evita empezar una relación de negocios con una empresa china falsa y realizando control de calidad de los productos evita fallos por parte de la fábrica China.

Las empresas fantasmas cometen uno de los cuatro fraudes más comunes que ocurren en los proyectos de aprovisionamiento en China, ya sea por falta de información clara, validación del proveedor o atraídos por márgenes bajos y una alta rentabilidad.

1) Empresas Fantasma

– Tener solo nombres extranjeros: Este es un detalle a tomar en cuenta ya que la mayoría de empresas en China posee nombres que, por ley, deben indicar la ciudad o provincia en la cual están ubicadas. Por ejemplo: Shenzhen BinXinYan Electronic Co., Ltd.; Shantou Xinyu Industry Co., Ltd.; y Dongguan Yongfang Electronic Technology Co., Ltd. La primera palabra de todos los nombres de estas compañías es el de la ciudad donde están establecidas, es decir, Shenzhen, Shantou y Dongguan.

– Contenidos en un idioma extranjero: Es importante mencionar que, de tratarse de una fábrica china, lo más frecuente es que encuentre la información en idioma chino y, luego, en un segundo o tercer idioma. Póngase a pensar: ¿Si su empresa dispone de una página web, usted publicaría la información solo en un idioma extranjero y no en el idioma del país donde funciona? Esta podría ser una señal para desconfiar.

– Información limitada o dirección en zona residencial: Si dentro de la página web solo encuentra el teléfono celular o solo una dirección de correo, tenga cuidado. Asimismo, preste atención a la dirección de la fábrica. Es un poco difícil diferenciar si la dirección corresponde a una zona residencial o a una zona comercial. Para eso debe estar familiarizado con el área.

2) Empresas de Papel

Consisten en empresas que legalmente existen, pero solo para realizar actividades ilícitas. Usualmente son compañías recién formadas o que han tenido menos de un año de operaciones. La mejor forma de detectarlas es verificando la dirección del lugar donde están establecidas. Esta información se la puede encontrar en la licencia del negocio. Si su proveedor no está abierto a una visita o le pide un pago anticipado antes de visitarlo, tenga cuidado y evalúe otras opciones.

3) Impostores o Hackeos de cuentas de correo

Hoy por hoy, el tipo de fraude más común, y más complicado de comprobar, es aquel en que las empresas ya han visitado a su proveedor e incluso ya llevan algún tiempo haciendo negocios con él. Este tipo de fraudes toma la modalidad de ‘hackeos’ de cuentas de correo electrónico o cuentas de correo creadas con el dominio de la compañía con caracteres o números adicionales desde donde, por lo general, se le pide depositar el dinero a una cuenta personal o a la cuenta de una tercera compañía, diferente a la que se menciona en la orden de compra.

4) Marcas reconocidas

Esta es otra forma que, a menudo, se da por internet. Consiste en la oferta de productos de marca a muy bajo costo, lo que atrae al importador por la rentabilidad que le generaría y, además, dejándose llevar por el estereotipo de que, si se fabrica en China, entonces de seguro es mucho más barato. La realidad es que lo más probable es que se trate de productos piratas, lo cual a futuro puede traerle problemas con las autoridades aduaneras.

Tenga en cuenta que las marcas reconocidas, por lo general, tienen cadenas de distribución establecidas o distribuidores autorizados. Si usted encuentra en línea artículos de marca a precios muy bajos, no piense que son originales, ni crea ciegamente en la historia de que se trata de productos rechazados de las fábricas porque no cumplen los estándares de calidad por pequeñas fallas. Eso ocurre excepcionalmente.